Stambene zgrade svakodnevno obrađuju osobne podatke suvlasnika i stanara – od evidencije suvlasnika i kontakt podataka do zapisnika sastanaka ili evidencije pričuve. Zbog toga se i na stambene zgrade primjenjuju pravila iz Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR).
Ispod donosimo pregled najčešćih pitanja vezanih uz zaštitu osobnih podataka u zgradama te usluge koje nudimo kako bi se zgrada uskladila s pravilima zaštite podataka.
GDPR usklađivanje stambenih zgrada (bez videonadzora)
Čak i ako zgrada nema kamere, ona i dalje obrađuje osobne podatke stanara i suvlasnika. To znači da je potrebno imati određenu dokumentaciju i jasno definirana pravila obrade podataka.
Mora li stambena zgrada biti usklađena s GDPR-om?
Da. Zgrade obrađuju različite osobne podatke poput imena i prezimena suvlasnika, kontakt podataka, evidencije pričuve ili zapisnika sastanaka. Zbog toga je potrebno osigurati da se ti podaci obrađuju zakonito i transparentno.
Tko je voditelj obrade osobnih podataka u zgradi?
U pravilu je voditelj obrade zajednica suvlasnika, dok je upravitelj zgrade izvršitelj obrade koji obrađuje podatke u ime suvlasnika.
Koje osobne podatke zgrade najčešće obrađuju?
Najčešće se obrađuju:
• ime i prezime suvlasnika
• adresa stana ili poslovnog prostora
• kontakt podaci stanara
• evidencija pričuve i dugovanja
• zapisnici sastanaka suvlasnika
Treba li privola za prikupljanje potpisa suvlasnika?
U većini slučajeva nije potrebna posebna privola. Prikupljanje potpisa i obrada podataka u stambenim zgradama temelji se na zakonskim obvezama upravljanja zgradom i legitimnom interesu zajednice suvlasnika.
Drugim riječima, podaci se obrađuju jer je to nužno za redovno funkcioniranje zgrade (donošenje odluka, vođenje evidencija, komunikacija), a ne na temelju dobrovoljnog pristanka pojedinaca.
Smiju li se objaviti podaci stanara na oglasnoj ploči?
Potrebno je biti oprezan s javnom objavom osobnih podataka. Objavljivanje imena, telefonskih brojeva ili financijskih podataka može predstavljati povredu privatnosti ako nije opravdano svrhom i proporcionalno.
Treba li zgrada imati GDPR dokumentaciju?
Da. Zgrada treba imati dokumentaciju kojom može dokazati da se osobni podaci obrađuju zakonito, uz jasno definirane svrhe, pristupe i mjere zaštite.
_________________________
Paket GDPR usklađivanja (bez videonadzora)
Usluga uključuje pripremu i prilagodbu GDPR dokumentacije za stambenu zgradu te praktične upute za primjenu.
Cijena paketa: 125 € po zgradi
_________________________
GDPR i videonadzor u stambenim zgradama
Ako zgrada koristi videonadzor, obveze vezane uz zaštitu osobnih podataka su dodatno proširene. Snimke videonadzora predstavljaju osobne podatke jer omogućuju identifikaciju osoba koje ulaze u zgradu.
Smije li zgrada imati videonadzor?
Da, zgrada može koristiti videonadzor ako postoji opravdan razlog poput zaštite imovine ili sigurnosti stanara.
Kamere smiju snimati isključivo zajedničke dijelove zgrade poput ulaza, hodnika ili garaže i ne smiju obuhvaćati privatne prostore niti javne površine.
Treba li odluka suvlasnika za postavljanje kamera?
Da. Za uvođenje videonadzora potrebna je suglasnost suvlasnika koji čine najmanje 2/3 suvlasničkih udjela (ne 2/3 suvlasnika!).
Koliko dugo se smiju čuvati snimke?
GDPR ne propisuje točan rok čuvanja snimki, već zahtijeva da se podaci čuvaju samo onoliko dugo koliko je nužno.
U praksi se u stambenim zgradama najčešće koristi rok:
• do 72 sata
• odnosno do nekoliko dana ili najviše do tjedan dana, ovisno o potrebama i procjeni
U slučaju incidenta, relevantna snimka može se izdvojiti i čuvati dulje za potrebe postupka.
Tko smije gledati snimke?
Pristup snimkama mora biti ograničen na ovlaštene osobe, primjerice predstavnika suvlasnika, upravitelja zgrade ili osobu zaduženu za održavanje sustava.
Mora li postojati oznaka videonadzora?
Da. Na ulazu u prostor pod videonadzorom mora biti jasno istaknuta obavijest s piktogramom kamere i osnovnim informacijama o obradi podataka.
Mora li zgrada imati posebnu dokumentaciju za videonadzor?
Da. Obrada putem videonadzora mora biti dokumentirana, uključujući svrhu, način korištenja, pristup snimkama i mjere zaštite.
_________________________
Paket GDPR usklađivanja za videonadzor
Usluga uključuje usklađivanje videonadzora i izradu potrebne dokumentacije za zakonitu obradu podataka.
Cijena paketa: 175 € po zgradi
_________________________
Uskladite vašu zgradu s GDPR-om
Usklađivanje s GDPR-om u stambenim zgradama podrazumijeva jasno definirana pravila obrade podataka i odgovarajuću dokumentaciju, osobito ako se koristi videonadzor.
U praksi velik broj zgrada nema u potpunosti uređene procese ili dokumentaciju, što može dovesti do nepotrebnih rizika i poteškoća u slučaju pritužbi ili nadzora.